Partner voor Ondernemers

  

en Kenniswerkers

Site navigatie

Start Vraagbaak computergebruik Taakgerichte toepassingen Online documentbeheer
Waarom online documentbeheer?

Waarom online documentbeheer?

In een andere bijdrage beschrijf ik de typische inzetgebieden van elektronisch documentbeheer. Een grote onderneming gebruikt daarvoor meestal een eigen server, die via VPN of Intranet voor alle gerechtigden bereikbaar is. Voor MKBs en kleinere werkgroepen is dat niet haalbaar en waarschijnlijk ook niet optimaal. Dit is een bij uitstek geschikt terrein voor een SaaS dienst, die via het Internet toegankelijk is. Gelukkig zijn er inmiddels meerdere aanbieders op dat gebied. Zelf heb ik zeer goede ervaring met www.breeler.com, een Nederlandse aanbieder die uitsluitend van servers binnen onze landsgrenzen gebruik maakt.
 
Vooral kleinere ondernemingen zien gecentraliseerd elektronisch documentbeheer vaak als een "nice to have", met overeenkomstig begrensde prioriteit, zeker in een tijd van economische aarzeling. Dit is een misvatting. Er zijn een aantal dwingende argumenten voor een onmiddellijke implementatie. Daartoe behoren onder andere:

Toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie (backup)

Met de algemene verspreiding van laptops alsook de toenemende mobiliteit onder medewerkers en directie ligt belangrijke bedrijfsinformatie steeds meer op gemakkelijk vervreemdbare, draagbare systemen. Bovendien is er een ware wildgroei in de verdeling van dergelijke gegevens, waarbij het zeer onzeker is dat iedereen van alles de actuele versie ter beschikking heeft.
 
Online elektronisch documentbeheer stelt zeker dat alle onvervangbare bedrijfsinformatie absoluut beveiligd is en niet blootgesteld aan de risico's verbonden aan mobiele opslag, maar toch onmiddellijk beschikbaar is voor alle gerechtigden, waar ook ter wereld, onafhankelijk van het gebruikte apparaat.

Voorkoming van misbruik, afpersing, schadeclaims (computercriminaliteit)

Verlies is niet het enige risico bij decentrale opslag. Denkt u ook eens aan gegevens die in verkeerde handen komen! Een laptop is een "gemakkelijke prooi". Eventueel opgeslagen gevoelige informatie veroorzaakt daarbij gevolgschade die vele malen groter is dan de waarde van het ontvreemde apparaat. Zo kan de dader wellicht toegang krijgen tot uw bankrekeningen, mailverkeer, kredietkaarten, gevoelige bedrijfs- of productinformatie. Het is al voorgekomen dat hierdoor een concurrentievoordeel "verdampt" en de levensvatbaarheid van de onderneming in acuut gevaar komt!. Of men kan een "losgeld" van u eisen. Ook staat u bloot aan claims van derden wier gegevens zijn ontvreemd (werknemers, klanten, patiënten enz.). Recent staan de nieuwmedia vol van dergelijke incidenten. Zou het niet veel beter zijn, wanneer dergelijke bestanden uitsluitend centraal, maar wel altijd van overal en onmiddellijk toegankelijk, werden bijgehouden, en dus niet op talloze laptops een gemakkelijke prooi zijn.

Samenwerking en werkgroepen

Zowel operationele procedures als projecten/ontwikkelingswerk zijn steeds meer de verantwoordelijkheid van samenwerkende groepen soms gedeeltelijk buiten de eigen organisatie (collega's, afnemers, leveranciers, vakgroepen, ad hoc projecten, enz.), waarvan elk lid zijn eigen taak heeft. Als men niet oppast, leidt dit tot een ongebreidelde uitwisseling van documenten, waarbij het onzeker wordt waar een gegevensverzameling op elk tijdstip  resideert en in welk stadium een activiteit verkeert. Een centraal elektronisch documentbeheersysteem kan zeker stellen dat één en slechts één deelnemer op zijn beurt actie onderneemt en de juiste voortgangs- en volledigheidscontrole plaats heeft.

Enterprise Content Management

Bepaalde bedrijfsinformatie dient ook ter beschikking te staan van geselecteerde "derden", denk aan cliënten, leveranciers, de overheid en regelgevers. Een centraal documentbeheersysteem kan een dergelijke toegang zeer granulair vastleggen, zonder de noodzaak van ongecoördineerde verdeling (bijvoorbeeld per e-mail aanhangsel).

Samenvatting

Zodra sprake is van meerdere, verspreide en mobiele gerechtigden tot bedrijfsinformatie biedt een online elektronisch documentbeheersysteem voordelen en garanties waaraan de onderneming zich eigenlijk niet kan veroorloven voorbij te gaan. Lees hierover meer op www.breeler.com.
 

 

 

 

Commentaar (0)Add Comment

Schrijf commentaar

busy
 

Site navigatie

Start Vraagbaak computergebruik Taakgerichte toepassingen Online documentbeheer

Uitgever

Willem Overbeeke
Overbeeke & Partners bv
Kudelstaartseweg 64A
NL-1433GK  KUDELSTAART

Contactinformatie

T: +31 297 368 275
F: +31 297 368 274
Skype: willem.overbeeke

url: www.itzakelijk.nl
e-mail: willem.overbeeke@itzakelijk.nl

Naar een interactieve
verbinding online

oo
                   © 2008 - 2010 ITzakelijk.nl  Overbeeke & Partners BV                                                                                                                                                       
Verwijzingen naar en links met met deze site zijn toegestaan (onder verwijzing naar auteursrecht)
RocketTheme Joomla Templates