Elektronisch Documentbeheer

Begripsbepaling

Componenten

• Elektronisch archief. Een EDMS is aangewezen om het juridisch verplichte en ook operationeel essentiële bedrijfsarchief te vervangen of aan te vullen. Of men daarbij de bestaande fysieke opslag "in scant" of "het verleden laat voor wat het is", is meestal een beslissing op basis van beschikbare tijd en capaciteit. Voor de toekomst is het in elk geval zinvol de "papierstroom" en de rechtstreeks machinaal vervaardigde documenten elektronisch te archiveren. Grote voordelen: plaatsbesparing op kantoor, personeelsbesparing, vindbaarheid, zoekcriteria, tijdsbesparing (geen verplaatsing en geen wachttijden om een document te raadplegen).

• Enterprise Content Management (ECM). Met deze term doelt men op de verzameling van alle referentiedocumenten van de onderneming die de processen, de organisatie, het zakelijke "kader"(contracten, algemene voorwaarden, ondernemingsstructuur enz.), de producten en/of diensten, en de gehanteerde prijzen omschrijven. Goed ECM voorkomt fouten, misverstanden en veel onproductieve tijd. Voorts spelen hier natuurlijk de  toegangsrechten een voorname rol. Sommige documenten zijn voor het exclusieve gebruik van een afdeling, taak- of projectgroep. Andere moeten toegankelijk zijn voor alle personeelsleden. Weer andere zijn ook bestemd voor bepaalde externe relaties (bijvoorbeeld klanten, geïnteresseerden, leveranciers, de overheid, aandeelhouders, andere financiers, regelgevende instanties).

• Afwikkeling van work flow processen. Veel operationele processen in de onderneming zijn terugkerend, hebben een vaste inhoud en kennen een voorgeschreven volgorde (door één persoon of meerderen uit te voeren). De brondocumenten moeten voor de betrokkenen onmiddellijk grijpbaar zijn. Door middel van controlelijsten kan iedere deelnemer de volledigheid van zijn (deel)taak documenteren en/of goedkeuring verlenen. Op die manier kan men een taakpakket als geheel opvolgen, en zijn ook de regels vastgelegd om het af te sluiten.

Vaste kenmerken van een EDMS

• Het kan elk type "document" beheren (van een office bestand of een PDF, tot een afbeelding, een blauwdruk (bijvoorbeeld uit een CAE/CAM programma), of zelfs een volledige databank)
• Het EDMS verpakt het document in een soort enveloppe, voorzien van de voor classificatie en vindbaarheid dienstige informatie (indexen). Denk aan versienummer, datum, eigenaar, klantnummer, factuurnummer, en vele andere). Hiermee wordt het document op alle relevante manieren toegedeeld.
• Het EDMS beheert de toewijzing van een document. Bijvoorbeeld: bij wie of bij welke groep het document in bewerking is, wat de toegangsrechten van anderen gedurende die tijd zijn, e. d.
• Het EDMS kent versienummers toe, die het mogelijk maken, waar zinvol, de historische evolutie van een document te volgen.
• Een document kan altijd met het voor de aanmaak gebruikte programma worden geopend, en, indien men daartoe de nodige rechten heeft, worden gewijzigd.
• Een geavanceerd EDMS biedt de mogelijkheid rechtstreeks en transparant op de inhoud van een document te zoeken.

Architecturen

Commentaar (0)

Naam

Email

Website

Titel

Commentaar

kleiner | groter

Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers)

Ik heb 't gelezen en ga akkoord met de gebruiksvoorwaarden.

Geef commentaar