E-mail is waarschijnlijk het meest gebruikte instrument voor het binnensluizen van malware. Zorg er dus voor dat uw beveiligingssoftware alle mailverkeer onderzoekt, en dat bovendien een goed SPAMfilter actief is.

Zelfs dan is het niet onmogelijk dat een infectiebron door de mazen van het net glipt. Kijk dus naar afzender en onderwerp alvorens een mail te openen en verwijder een bericht ongelezen als u maar de minste twijfel koestert. Eventueel kunt u de afzender een mail sturen met het verzoek om het document opnieuw te zenden, maar nu met een door u voorgegeven onderwerp. De meeste botnets zullen daarop niet (kunnen) reageren.
 

Het akoestische of optische signaal bij mailontvangst oefent op velen een bijna onstuitbare aantrekkingskracht uit tot lezen, bewerken en beantwoorden. Niet zelden is de oorzaak een onbewuste tegenzin t.a.v. de eigenlijke dagtaak. Een toegeven aan deze neiging kan de productiviteitswinst gemakkelijk in het tegendeel veranderen.
 

Definieer daarom in uw dagelijkse planning een vaste periode (maximaal 2, bij voorkeur niet aan het begin) voor de beantwoording van elektronische post en houd u daaraan.
 

 

Handel bij elke "mailperiode" de inbox geheel af. Zend, indien nodig en mogelijk, onmiddellijk uw antwoord (zie echter tip 6). Kan de behandeling niet onmiddellijk plaats vinden, verschuif het bericht dan naar een "suspense" map en agendeer het met een tijdig herinneringssignaal.

 

E-mail is een belangrijk communicatiemiddel, in het verkeer met sommige contacten wellicht zelfs het enige. De e-mail "etiquette" is daarmee een essentieel bestanddeel geworden van de "uitstraling". Enige aanbevelingen:

Bedenk dat e-mails vrijwel altijd door de geadresseerde worden opgeslagen (in tegenstelling tot telefoongesprekken of chats). Ook is het veel gemakkelijker een e-mail aan derden door te sturen, dan bijvoorbeeld een brief of FAX. Vraag u dus af hoe uw bericht eventueel overkomt op een lezer, die u niet als ontvanger had geselecteerd.

Een belangrijke consideratie is ook dat e-mails zowel civiel- als strafrechtelijk als bewijsmiddel kunnen dienen.

Overweegt u een zeer belangrijk bericht (bijvoorbeeld een overeenkomst of offerte) of een e-mail met een gevoelige inhoud (bijvoorbeeld kritiek of klacht) te verzenden, raad ik sterk een "twee fasen" benadering aan. Tijdens de eerste mail sessie stelt u naar beste vermogen de tekst op, maar verstuurt deze niet. Bewaar hem in een map zoals "Ontwerpen". Bij de volgende gelegenheid, het beste "na een nachtje slapen", laat u de tekst nog een keer de revue passeren en past hem zo nodig aan. Ik ben er bijna zeker van dat dit tot veranderingen leidt, inhoudelijk of ten minste cosmetisch.
   

"Een ogenblik van onbedachtzaamheid....." Deze volkswijsheid geldt in sterke mate voor het e-mail verkeer. Een eenmaal verzonden bericht kunt u niet meer terughalen of wijzigen. Maak van het versturen dus altijd een bewuste handeling. Lees de tekst nog een keer in alle rust door. Kijk of de adressering juist en volledig is, maar geen overbodige namen omvat, en kies de gewenste opties. 

 

Bij de huidige omvang van online en offline schijfcapaciteit is er geen enkele reden dit niet te doen. En eens bent u misschien dankbaar dat u een bericht kunt terughalen als geheugensteun of (ook juridisch geldig) referentiedocument.

 

 

Een enkelvoudige alleen chronologisch gesorteerde verzamelmap is gewoonlijk meer dan voldoende. De moderne zoekmethoden, zowel binnen de e-mail cliënten als in de vorm van plug ins, zijn in staat daarin berichten naar elk gewenst gezichtspunt in een onderdeel van een seconde terug te vinden. Zelf ben ik nogal enthousiast over XOBNI, vanwege de mogelijkheid hele briefwisselingen in één keer op te halen.