Achtergrond

Het voeren van een goede, volledige en actuele boekhouding is essentieel voor elke onderneming of organisatie. Enerzijds is het een belangrijk beheersinstrument. Anderzijds is het een component van de vigerende dwingende (privaat- en publiekrechtelijke) regelgeving. Men kan stellen dat de boekhouding het meest universele en centrale onderdeel is van de "back-office".

Vanaf de opkomst van de informatieverwerking waren boekhoudkundige toepassingen een zwaartepunt. Vooral de PC, met zijn krachtige interactieve gebruikersoppervlakte, heeft ertoe bijgedragen dat het doorvoeren van de boekhouding of een groot deel daarvan niet meer een monopolie van vakspecialisten is.

Dit neemt niet weg dat sommige ondernemers er de voorkeur aan geven de hele boekhouding uit te besteden (aan een boekhoud- of administratiekantoor of een "expert"). Voor hen blijft de eigen inbreng dan beperkt tot het verzamelen en opsturen van alle relevante documenten (de boekstukken) en het archiveren van de verwerkingsresultaten. Dit is jammer omdat het management zo de kans mist voorhanden informatie productief als beleidsinstrument te gebruiken.

De rest van dit artikel is gericht tot hen die wel een meer actieve verantwoordelijkheid voor en inzet van de boekhouding nastreven.

Boekhoudpakketten

Functionaliteit

• algemene boekhouding
• klanten en debiteuren beheer
• leveranciers en thesaurie
• financiële boekhouding
• kasstroom analyse
• rapportage

• analytische boekhouding (kostenplaatsen)
• project boekhouding.

Toegang en verwerking

1. Één gebruiker systemen. Hierbij zijn de software en de gegevensbestanden "lokaal" en op hetzelfde systeem geïnstalleerd. Op elk moment heeft alleen de gebruiker van dat systeem toegang tot de boekhouding. Wel kan men de bestanden met anderen (bijvoorbeeld de boekhouder of een thuiscomputer) uitwisselen, maar dit is tamelijk tijdrovend en vereist zorgvuldige synchronisatie. Dit is de meest traditionele oplossing, gewoonlijk toereikend, maar niet noodzakelijkerwijze optimaal voor SoHo's en ZZPs.
2. Lokale meer gebruiker systemen. Hierbij zijn de gegevens centraal opgeslagen op een "bestandsserver", maar heeft elke daartoe gerechtigde gebruiker simultaan toegang. Een dergelijke oplossing is geschikt voor grotere organisaties waar de verantwoordelijkheid voor de boekhouding verdeeld is (bijvoorbeeld: facturatie, debiteurenadministratie, thesaurie en liquiditeitsplanning, beleid en beheer). Ook hier kan sprake zijn van een periodieke uitwisseling met "externe" locaties (experts, thuiscomputers, andere lokaties).
3. Meergebruikersystemen op afstand. Ook hier is sprake van een centrale bestandsserver. In dit geval is deze echter toegankelijk voor elke daartoe gerechtigde gebruiker, waar ook gesitueerd. Gewoonlijk geschiedt dit door middel van een VPN ("virtual private network) of Intranet tunnel. Het grote voordeel van een dergelijke oplossing is dat er geen vertragingen en synchronisatie moeilijkheden optreden.
4. SaaS implementatie. Hierbij zijn niet alleen de gegevensbestanden, maar ook de programma's zelf opgeslagen op een door een aanbieder ter beschikking gesteld systeem. Vaak is dit de softwarefabikant of een dienstverlener, in sommige gevallen is sprake van een bedrijfseigen server . Gerechtigden hebben toegang via Internet of Intranet.

Aanbevelingen

• Ondersteunt het pakket de gewenste toegangsmethode?
• Heeft de "expert" (boekhouder, accountant) ervaring met het pakket
• Prijs, cost of ownership
• Integratie met de rest van de "back-office".

Commentaar (0)

Naam

Email

Website

Titel

Commentaar

kleiner | groter

Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers)

Ik heb 't gelezen en ga akkoord met de gebruiksvoorwaarden.

Geef commentaar