Een goed boekhoudkantoor voor het MKB

Site navigatie

Start

Voor veel ondernemers is de boekhouding geen kerncompetentie, en dat ligt ook voor de hand. De drijvende kracht achter hun ondernemerschap is zeker niet het voeren van de boekhouding. Ook kunnen MKBs en beroepspraktijken zich meestal geen personeel veroorloven dat zich speciaal met de boekhouding bezig houdt.

Maar de boekhouding is zeker wel een van de belangrijkste taken op het BackOffice traject:

De regelgeving verplicht tot het voeren van een nauwgezette, volledige en courante boekhouding
Alle fiscale aangiftes en aanslagen zijn op de boekhouding gebaseerd
Kapitaalverschaffers gebruiken de boekhouding als het eerste en belangrijkste toetsingscriterium
De boekhouding is wellicht het belangrijkste beleidselement voor de ondernemingsleiding
De boekhouding levert essentiële gegevens aan voor belangrijke operationele processen (bijv. debiteurenbeheer, kasstroommanagement)

Het ligt dan ook voor de hand dat met name de boekhouding van MKBs vaak geheel of gedeeltelijk het terrein is van externe dienstverleners, of deze nu als zelfstandige boekhouders, boekhoudkantoren, administratiekantoren of accountants worden aangeduid.

Minimum eisen aan een goed boekhoudkantoor

Er bestaat een ruim aanbod, met een brede waaier aan tarieven. Vaak bepaalt persoonlijke bekendheid of referentie door relaties de keuze. Wat zijn de relevante criteria voor een "objectieve" beoordeling?

Competentie

Natuurlijk moet de kandidaat over de nodige boekhoudkundige competentie beschikken. Deze reikt van het inboeken van transacties, via de rapportage, de aangiftes (omzetbelasting, loonheffingen, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting), de periode- en jaarafsluiting tot de controle en de verslaggeving. Daartoe behoort zeker ook de begeleiding bij de keuze van ondernemingsvorm en migratie op dat gebied.

Hierbij is het in deze markt goeddeels onbelangrijk of de aanbieder als "accountant" te boek staat, aangezien de kleinere ondernemer niet aan formele controle, decharge en publicatieplicht gebonden is. Accountants moeten alleen al door de hen opgelegde formaliteiten vaak een hoger tarief berekenen en schieten soms juist op hier onder aangesproken punten tekort.

Prijsvorming

Het budget is gewoonlijk zeer begrensd en vormt een hoeksteen bij het toewijzen van de opdracht. Daarbij dient men wel te bedenken, dat de vergoeding ook een functie is van de breedte en diepte van de verleende diensten. Een optimale aanzet is gewoonlijk een vaste prijs per periode, getoetst en periodiek in gemeen overleg aangepast aan het werkelijk "gebruik".

Flexibiliteit

Met name bij kleinere ondernemingen en beroepspraktijken is het beroep op het boekhoudkantoor vaak zeer dynamisch. Er is (hopelijk) sprake van snelle groei, de prioriteiten en aandachtsgebieden van de ondernemer evolueren voortdurend. Een goed boekhoudkantoor kan zich aan elk scenario aanpassen (van volledige "off line" doorvoering tot uitsluitend een beperkte ondersteuning van "complexe" transacties en processen.

De unieke toegevoegde waarde van een goed boekhoudkantoor

Boekhoudkantoren die voldoen aan de bovengenoemde voorwaarden zijn niet zeldzaam en de concurrentiestrijd is dan ook hevig. Daarmee kan de cliënt zeker zijn voordeel doen.

Business Partnership

Ik geloof echter dat een beslissingscriterium in toenemende mate is: in hoeverre kan en wil mijn boekhoudkantoor optreden als een volwaardige "business partner"? Bij grotere ondernemingen heeft de "F&A" functie zich al geruime tijd in die richting ontwikkeld. En in het MKB is de behoefte aan een echte teamgenoot op het BackOffice traject alleen maar groter. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat elke ondernemer van alle hier als voorbeeld genoemde specialismen gebruik zal maken. Hij doet er wel goed aan na te gaan of en in hoeverre het boekhoudkantoor van zijn keuze er indien gewenst in kan voorzien.

De achtergrond is dat de ondernemer met name op het BackOffice traject vaak alleen staat, terwijl zijn boekhoudkantoor juist hier productief, effectief, en dus prijsgunstig kan zijn. Anderzijds zien veel boekhoudkantoren deze terreinen (nog) als wezensvreemd. Voorbeelden van zulke "toegevoegde waarde" zijn:

IT beheer

Van een boekhoudkantoor mag men de nodige ondersteuning verwachten bij het opzetten van de administratieve IT-infrastructuur (off-site, on-site op één computer, online door middel van LAN of VPN, over het Internet via een SaaS). Maar het is natuurlijk nog veel aantrekkelijker als men het ook kan benutten voor systeembeheer, probleemmanagement en desktop ondersteuning in het algemeen.

Pro-actief ondernemersklankbord

Een boekhoudkantoor kan de ondernemer tot grote hulp zijn indien het zich daadwerkelijk als ondernemersklankbord profileert, d.w.z. uit de boekhouding gewonnen inzichten voor tijdige waarschuwingssignalen gebruikt, maar ook oplossingen aanreikt en beschikbaar is voor ondernemings- en financieringssplanning, budgettering, analyse en "business management".

ERP

De boekhouding is een integraal deel van ERP. Een goed boekhoudkantoor laat zich tevens inzetten op andere deeltrajecten waarvoor de ondernemer geen tijd heeft en separate mankracht niet gerechtvaardigd is. Denk bijvoorbeeld aan: bestelpunten, debiteurenbeheer en incasso, leveranciersbetalingen en kasstroom-management.

Andere operationele BackOffice taken.

Zij vormen soms een struikelblok bij groei, met name voor de penetratie van nieuwe markten, en een MKB kan zich doorgaans geen schare van "adviseurs" veroorloven. Hoewel we nu het rechtstreeks verlengde van de boekhouding verlaten, is het een extra aanbeveling indien het boekhoudkantoor zich ook hier kan profileren. Denk aan: standaarddocumentatie, communicatie en correspondentie met het buitenland, conflictmanagement met klanten, eerste aanlooppunt voor juridische problemen.

Samenvatting

Met name in het MKB en bij de ondersteuning van zelfstandige beroepspraktijken bepaalt niet de, vanzelfsprekende, boekhoudkundige competentie, maar het pro-actieve "business partnership" op diverse gebieden van het BackOffice traject de (toegevoegde) waarde van het boekhoudkantoor. Het leidt geen twijfel dat dit voor vele onder hen een nieuwe insteek is, maar in toenemende mate een selectiecriterium vormt. "Business Partnership" uit zich enerzijds in een verbreding van het vakgebied, anderzijds in de daadwerkelijke acceptatie van mede-verantwoordelijkheid (geen adviseur, maar teamgenoot).

Dit is zeker een paradigma verschuiving, maar naar mijn mening onontkoombaar voor een blijvend sterke concurrentiepositie.

Terug naar "actueel"

Terug naar Startpagina

Markeer als favoriet

Bookmark

Email dit artikel

Commentaar (0) Add Comment